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4大步骤,教你搞定职场沟通
2019年04月17日15:56   浏览:40次  

在生涯规划咨询中,不少人遇到职业发展问题,都是因为栽在了沟通上。

 

比如小A,辛辛苦苦干活,总被领导说干不到点子上,每天加班还挨骂;

再比如小B,和同事的沟通上总出现问题,每次跳槽都是因为同事矛盾;

还有小C,做乙方却经常搞不定甲方的需求,被甲方爸爸投诉,搞得灰头土脸生无可恋

……

 

相信大部分人都发过这样的牢骚:


  • “领导交代工作的时候压根没说清楚,怎么能反过来怪我?”

  • “我怎么知道他们要的不是这个,我又不是他肚子里的蛔虫,

  • “XX就是看我不顺眼,故意跟我过不去”

 

也有不少人认为


“工作做好就行了,为什么要每天去拍领导马屁?”

 

但其实,在职场中,沟通本身就是最重要的工作能力


从公司来讲,作为一个组织,每个人都是链条中的一环,只有前后搭配好,才能保证整个系统的良好运转,也就是说,一个团队能不能发挥最大战斗力,是取决于沟通带来的协作成本的。

 

傅盛曾经说过:工作中80%的问题都是沟通造成的。绝大部分工作问题,不来自于技能本身,而来自于沟通。

 

从个人角度来讲,不善于沟通的人,职业发展一定会遇到障碍。

 

《财富》杂志的专栏作家StanleyBing做过一个比喻:


工作场所是一片丛林,上司是丛林里的大象,甚至同事或者下属也可能成为难以战胜的“大象”,这些大象可以轻易的将你蹋死,它可能是有意为之,也可能是无意之举。

 

也就是说,职场沟通将直接影响你的工作绩效、职业前景乃至在一个企业内的生死存亡。

 


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不是所有的表达都叫沟通


我们每天都在讲话和表达,但是却未必能处理好身边的关系,反而很多时候越说得多越错得多,这是因为表达≠沟通

 

首先沟通是双向的,评价沟通是不是有效,唯一的标准是沟通双方能不能达成一致。

 

如果不能一致,那就算你口若悬河舌灿莲花,也是瞎费工夫;


如果能够达成一致,就算你不说话,也是成功范例。


其次,职场沟通和其他沟通不同,达成一致之后还要期待对方尽快按照自己的需求行动,所以沟通时候的表达必须简单、明确、高效、无误

 

之所以职场沟通会出现问题,往往是犯了下面几个错误:


 不考虑对方立场需求:


每个职位或者部门,都有各自不同的职责,这就决定了每个人都会有不同的视角、关注点和需求点。

 

而且不同的知识背景和工作岗位,会造就不同的思维模式。



比如做设计的同事思维比较发散,更关注美感和调性;而做技术的同事思维会比较缜密,更关注框架和逻辑。

 

沟通时候如果不倾听对方需求,只强调自己的立场和需求,沟通就不可能达成一致。


 带着情绪去沟通:


情绪极易职场沟通的障碍,因为在沟通中,内容信息其实只占30%,剩下的70%是情绪信息,如果情绪不对,内容一定会被扭曲。



况且决定沟通效果的表达往往在语言之外,比如语气、句式和肢体动作。


 不简练无逻辑:


日常生活中,我们可以随意组织语言,可以旁敲侧击,可以用大量的话语去表述一个意思,但是在职场中,这些情况都要避免。



过多的修饰、铺垫,这些只会增加对方的理解成本,或者造成沟通误区,这都是在给别人找麻烦。


 只有结论没有论据:


没有人会相信一个缺乏论据支撑的结论,所以如果你想说服别人信任你的结论,那就一定要做好准备。



在迈克?贝克特尔的《跟任何人都聊得来》一书中,提到了四个沟通关键要素,其中一个就是准备。


对一个观点的论据准备得越充分,沟通时候就越容易影响和说服对方。



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有效沟通的4个步骤

 

职场沟通的目的,是为了争取对方配合,并按照自己期望的行动去配合,这是一个说服的过程。

 

达成这一目标的过程,拆解开来可以有4步:收到、理解、赞同、行动

 

在这个过程中,你必须想清楚自己要什么、对方要什么,如何才能达成双赢的局面,采取方向一致的行动,因此,整个沟通步骤和内容就需要经过精心设计。

 

第一步:收到并看(听)到


这个接收分为两个维度,第一是信息到了他那里,第二是他能看到或者听到。


因此你首先要确认对方的联系方式,或者是否可以当面交流,然后再进入下一步传达信息。比如要选择沟通地点、沟通环境或者双方距离。

 

第二步:确认对方能理解你的意思


这部分是最需要准备的。


因为每个人的成长经历、性格和教育背景都不一样,说话的习惯更是千差万别,同一个词和句子,在不同的人那里是不同的意思。


因此除了要保证语句通顺、逻辑清晰之外,还需要去了解对方的职业特性和身份性格。

 

如果对方文化水平不高,就不要讲那么多专业术语,要说得通俗易懂;


如果对方不了解自己的业务,可以用他的兴趣爱好或者社会热点做一些比喻和解释,就很容易让别人听懂了。 

 

在句式的使用上也要有诀窍,就是多使用陈述句,尽量不要使用反问句。


因为反问句很容易让别人感受到冒犯,如果再遇上理解力不够强、情绪比较敏感的对象,甚至会完全理解成相反的意思。

 

第三步:让对方接受或者赞同你的观点


这一步是检验一个人沟通能力的关键。在每一次说服别人之前,先问自己几个问题:


  • 我为什么要提出这个观点或者提议?

  • 这个观点或者提议能给对方带来什么利益?

  • 我提的这个观点或者提议可行性怎么样?

 

这三个问题都考虑清楚了,你照顾到了对方的利益点,双方会有认同的基础。

 

在阐述提议和观点的时候,有一个沟通思路可以使用,是PREP原则,分为4个步骤:


  • 先说结论,让对方第一时间知道你想表达什么,

  • 引用数据,这一步主要是为了客观公正、统一度量、表达准确,不出现歧义

  • 举个例子,再用例子说明观点,形象好理解

  • 最后重申结论,加深印象及认同

 

第四步:使对方采取行动,改变他的行为或态度

 

明确沟通目标看似麻烦,但无形中却是在帮助我们节省时间,提高办事效率。


当双方取得一致之后,就需要将具体的细节确认清楚,比如下面这个行动清单:


  • 目标是什么,是否可以量化

  • 具体步骤和动作有哪些,如何分配

  • 时间节点是什么,

  • 如果有困难,沟通机制是什么

  • 最后还确认对方没有问题


只有这些全部沟通完毕,才可以顺利进入执行阶段。

 


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两个职场沟通的关键问题


 看人下菜:


面对同事,可以吐槽聊天,面对上级或者老板,永远不要为自己辩解。


领导是职场中最能左右你命运的人,一旦他对你有了成见,基本是不能改变的。所以一定要在沟通中展示出自己的专业性和可靠性。


比如自己某项任务没能完成,除了认真承认错误之外,还要告诉老板接下来准备怎么做,需要什么样的帮助。


这样就及时传达了最重要的信息,还给出解决方案,领导才会放心,继续信任你。


 期望值管理:

 

很多人工作很尽力,成绩也不差,就是受不到好评,这是因为没有管理别人的期望值。


学会压低对方期望值,给自己争取空间,是人际沟通中非常重要的学问。


比如对方来沟通需求的时候,可以先摆出自己面临的合理困难,之后再去和对方讨价还价,工作内容,期限、资源等等,都可以谈,尽可能压低对方的期望值。但是如果做不到的事情,也千万不能许诺。


确定具体工作事项和交付时间之后,就尽可能稍稍超出对方期望值,提前一点给,或者做的内容稍微多出一点,此时会带给对方很大惊喜,赢得职场好评。

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